Krajowy System e-Faktur - KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych 
• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:    ( https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852 )

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Oferujemy wdrożenia oprogramowania zgodnego z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Informacje ogólne

Przedsiębiorcy już dziś wystawiają faktury elektroniczne, często w formie PDF wysyłane mailem. Jednak Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie kolejne narzędzie do wysyłania dokumentów, lecz zupełnie nowy model ich funkcjonowania. Różnica między zwykłą e-fakturą a fakturą ustrukturyzowaną jest zasadnicza – dotyczy formatu, obiegu, sposobu wystawiania dokumentu i odpowiedzialności.

Dotychczasowa elektroniczna faktura to po prostu obraz dokumentu – PDF, EDI lub plik programu księgowego. W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) faktura ma ściśle określoną strukturę XML, zgodną z oficjalnym schematem Ministerstwa Finansów. Każde pole musi być poprawnie wypełnione: od danych nabywcy, przez dokładny opis pozycji faktury, aż po podsumowanie faktury i wymagane na niej adnotacje. Dzięki temu system „rozumie” treść faktury – nie tylko ją przechowuje, ale też automatycznie waliduje. Jeśli struktura jest błędna, dokument nie zostanie przyjęty. Każdy system do fakturowania zintegrowany z KSeF będzie umożliwiał wizualizację faktury – czyli czytelną prezentację danych w układzie zbliżonym do tradycyjnej faktury papierowej. Nowym elementem będzie kod, który pojawi się na wizualizacji dokumentu. Zawiera on unikalny identyfikator KSeF oraz link zapewniający dostęp do faktury. Kod ten ułatwi weryfikację dokumentów przez kontrahenta oraz pozwoli sprawdzić ich autentyczność.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia użytkownika. Przewidziano różne metody uwierzytelniania w KSeF, a proces ten odbywa się za pomocą:

• pieczęci elektronicznej (dedykowanej dla podmiotów nie będących osobą fizyczną),
• podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego (osoby fizyczne)
• certyfikatu KSeF lub Tokenu, przypisanego do danego użytkownika.

W przypadku korzystania z programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF, najwygodniejszą i najbezpieczniejszą metodą uwierzytelniania będzie Certyfikat KSeF. Dodatkowo przedsiębiorca może w KSeF nadawać innym osobom lub podmiotom uprawnienia do działania w swoim imieniu. Odpowiednio określona rola daje innym użytkownikom np. możliwość wystawiania i wysyłania faktur do KSeF, pobierania dokumentów lub zarządzania uprawnieniami kolejnych osób w imieniu mocodawcy.

Jeśli więc Twoja firma korzysta z programu do wystawiania faktur, konieczne będzie dodanie certyfikatu, aby system mógł automatycznie wysyłać i pobierać faktury. Certyfikat KSeF to rodzaj elektronicznego klucza, który jednoznacznie identyfikuje podmiot korzystający z systemu. Stanowi on jedną z metod uwierzytelniania w KSeF i będzie pełnił kluczową rolę w integracjach między Twoim programem do faktur a systemem Ministerstwa Finansów. Umożliwia także wystawienie faktur w trybie awaryjnym (offline). Podczas przerwy technicznej lub braku dostępu do internetu możesz wystawić fakturę tylko wtedy, gdy oznaczysz ją specjalnym kodem opartym właśnie na certyfikacie KSeF.

Jak działa proces fakturowania w KSeF?

Po wystawieniu faktury w Twoim programie dane są przesyłane do KSeF, który weryfikuje techniczną zgodność dokumentu. Jeśli wszystko się zgadza, system nadaje fakturze unikalny numer KSeF i generuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Dopiero w tym momencie faktura uznawana jest za wystawioną. Jeżeli pojawi się błąd w strukturze – faktura zostaje odrzucona i trzeba ją wystawić ponownie. KSeF przechowuje dokumenty przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Znika więc potrzeba wystawiania duplikatów w przypadku zagubienia wydruku faktury. Data wystawienia faktury to dzień, w którym system KSeF przyjmie dokument do przetwarzania. Data otrzymania faktury (dla nabywcy) liczona jest od momentu nadania numeru KSeF, wówczas faktura pojawi się w systemie i będzie dla nabywcy dostępna. To oznacza, że różnica między utworzeniem faktury w programie a faktycznym jej „wystawieniem” w rozumieniu KSeF może wynosić kilka minut, a nawet godzin – np. gdy system działa offline lub dokument czeka w kolejce do walidacji. Wpłynie na nią również tryb (online, offline24, offline) wystawiania faktury w KSeF. Warto więc zwrócić uwagę na te daty przy rozliczeniach VAT i ustalaniu momentu powstania obowiązku podatkowego.

Warto już teraz przygotować swój system do faktur, ustalić role użytkowników i przetestować komunikację z KSeF. Tylko wtedy obowiązek e-fakturowania nie stanie się problemem, a naturalnym etapem automatyzacji finansów firmy.

Nasza firma oferuje wdrożenia oprogramowania zgodnego z Krajowym Systemem e-Faktur. Wykonuje niezbędne aktualizacje oprogramowania lub instaluje zgodne z KSeF.

Zadbaj o zgodność z przepisami – Przygotuj Firmę na KSeF i fakturuj bez stresu.

Zapraszamy:
ELEKTRONIK Brzeziny, ul. Św. Anny 13
Masz pytania?
Zadzwoń: ☎️ 601 291-371

Dowiedz się więcej:  ksef.podatki.gov.pl

UWAGA - Powyższe informacje nie są źródłem prawa i mają jedynie cel informacyjny